檔案工作與檔案管理機構

檔案管理系統的產生、管理、利用是一種廣泛而普遍的社會現象，它涉及社會生活的方方面面，橫聯百業，縱貫古今。圍繞著檔案的產生、管理、利用，形成了涉及面極廣，專業性較強的檔案工作。正是有了檔案工作，人類才能在傳承中發展，在發展中延續。人事管理檔案系統工作肩負著維護歷史的本來面貌，傳承歷史遺產，維系著人類社會的過去、現在與未來的重大使命。

一、檔案工作的內容、性質、特點和原則

檔案工作有廣義與狹義之分，廣義檔案工作指的是檔案事業管理，它是以管理和開發國家檔案信息資源為手段，為國家各項事業和社會各界服務為宗旨的一項國家事業：狹義檔案工作是指檔案實體管理工作，它是以檔案為管理對象進行科學管理。

（一）檔案工作的內容

1.檔案資源管理工作

檔案管理工作是指用科學的原則和方法管理檔案，并為社會各項事業提供檔案信息服務的工作，它包括檔案收集、整理、鑒定、保管、編目、統計、開發利用及數字化加工等環節，這是檔案部門基礎的業務工作。

2.檔案行政管理工作

當案行政管理是指各級各類檔案行政機構以國家各項建設事業的需要為目標，以檔案法律法規為準則，按照“統一領導、分級管理”的原則，依法對本行政區域、本系統、本部門以及下屬機構的檔案管理工作進行統籌規劃、組織協調、監督指導，并不斷協調檔案事業系統的內部和外部關系，促進檔案事業的發展，為國民經濟和社會發展服務。

3.檔案宣傳法制工作

檔案宣傳是向社會傳播普及檔案和檔案工作有關法律法規和相關的知識、信息，從而增強社會的檔案意識，擴大檔案工作的社會影響，促使社會各方面關心、重視和支持檔案工作，使檔案事業能與其它社會事業協調發展并有效為社會服務。

4.檔案教育工作

培養和造就檔案專業人才是檔案事業可持續發展的重要條件。檔案教育包括學歷教育和在職培訓兩個方面。學歷教育有中專、大專、本科、碩士、博士五個層次。在職培訓有崗位培訓和繼續教育兩個層次。

5.檔案國際合作與交流工作

與國際檔案界合作交流是我國檔案事業的重要組成部分，是發展我國檔案事業的外部條件。通過與國際檔案界的合作與交流，我們可以學習借鑒國外有益的經驗，同時也可以增進世界各國對我國檔案事業的了解，共同推進國際檔案事業的發展。

6.檔案科技工作

檔案科技工作包括檔案科學研究和檔案技術開發推廣兩個方面。檔案科學研究是指總結我國檔案事業發展建設的經驗，批判和繼承中外檔案理論遺產，探索我國檔案管理運動規律以及檔案管理現代化理論與方法，從而指導檔案管理實踐的工作。檔案技術開發推廣，是指研究發明或創新檔案管理技術，并應用于檔案管理實踐的工作。

（二）檔案工作的性質

檔案工作是管理檔案和開發檔案信息資源為社會各項活動服務的工作。就其性質來說，是一項管性、服務性、科學性、文化性與政治性的工作。

1.檔案工作的管理性

檔案工作管理性包括以下兩方面的意思:

①檔案工作實質上就是檔案管理工作，它有自己的管理對象、管理理論與方法。檔案工作的管理對象就是檔案，管理的目的是維護歷史真實面貌，開發檔案信息資源為社會服務。

②檔案來源于社會實踐活動，檔案管理是整個社會管理系統的一個組成部分，與各項社會管理事業有著不可分割的關系。從機關檔案管理來說，它是機關行政管理的組成部分；從企業檔案管理來說，它是企業管理的組成部分；從國家宏觀管理來看，國家管理機器的正常運轉，民族文明的傳承和經濟與社會的進步都與檔案工作緊密相連，國家檔案管理是國家事務管理大系統的不可缺少的組成部分。

2.檔案工作的服務性

從檔案工作在整個社會活動中所起的作用，以及檔案工作與社會各個行業的關系來說，服務性是檔案工作的基本屬性之一，檔案工作屬于信息服務行業，這是檔案工作的宗旨和賴以生存與發展的基礎和動力。

3.檔案工作的政治性

檔案工作的服務方向是檔案工作政治性的集中體現。古往今來檔案工作都是為一定的階級所掌握，為一定的社會制度和一定的階級利益服務的。社會主義檔案工作的服務方向就是要為建設有中國特色社會主義各項事業服務。檔案工作的機要性也是檔案工作政治性表現之一。

4.檔案工作的科學性

檔案工作是一項為科學研究和科學管理工作提供必要條件的工作，無論是自然科學還是社會科學研究，都需要利用檔案資料，現代科學管理活動也必須以檔案信息作為分析管理現狀和預測管理發展的重要依據。

5.檔案工作的文化性

檔案工作特別是檔案館工作，在人類社會文化中的作用決定了其具有很強的社會文化性。檔案館工作的文化性主要表現在以下四個方面。①檔案是社會文化的組成部分，檔案館具有保存歷史文化遺產的作用。②檔案館具有傳播文化知識與信息的作用。③檔案館具有社會文化教育作用④檔案館具有發展科學文化的作用。

（三）檔案工作的特點

1.社會性與專門性

檔案工作的社會性有兩方面含義，一是檔案工作與社會環境有著普遍、密切的聯系，社會發展總體水平制約著檔案工作的狀態和水平，從這個意義上說，一個國家、地區的檔案工作的狀態和水平，可以成為衡量該國家、地區社會總體文明程度的標志；二是檔案工作只有與社會發展需求聯系起來，積極投身于社會，服務社會，滿足社會各行各業以及廣大民眾對檔案的需求，檔案工作才能獲得生機和活力，檔案事業才能獲得發展的根本動力。這是檔案工作的特點，也是檔案工作的基本規律。檔案工作是一項專門性工作，它有專門的管理對象、專業理論技術與方法、專業工作程序、業務管理目標，因而從業人員必須具備一定的專業素質。

2.重要性和輔助性

檔案工作是黨和國家一項重要的事業，它為傳承延續歷史文明而積累檔案，為維護黨和國家真實歷史面貌而保管檔案，為國家的政治、經濟、科學、文化各項工作以及人民大眾服務而提供檔案；其深刻的歷史意義和重要的現實意義是不言而喻的。但同時它又是一項輔助性事業。盡管檔案工作很重要，但在現實社會生活中，它主要是起一種輔助性的作用。

3.連續性和繁重性

連續性是任何一項規模較大工作的共同特點，但檔案工作的連續性表現得更為突出。檔案工作的各項具體內容和各個工作環節之間具有極強的連續性，檔案的收集、整理、鑒定、保管、開發利用形成一個環環相扣，步步相連的工作系統。每一環節的內容步驟都對其它工作環節步驟乃響檔案管理水平和檔案事業的發展等等。正由于檔案工作連續性強，使檔案工作具體而繁瑣，工作周期長，工作量大。

4.隱蔽性和滯后性

隱蔽性與滯后性是指檔案工作效益的隱蔽性與滯后性。檔案工作效入規益的隱蔽性是指投入的清晰性與收益的模糊性。即社會對檔案工作的教入無論在時間上還是數量上都是明晰的、可計的、直接的，而檔案部門對社會的貢獻，即在提供檔案為社會服務過程中所產生的效益卻是比較模糊的，難以計量的、間接的。這種投入的清晰性與收益的模糊性之間的矛盾，形成了檔案工作效益隱蔽性的特點。而檔案工作滯后性主要指檔案工作效益在時間上具有延遲性。雖然檔案工作效益是滯后的，但它同時是長效的，即投資檔案工作能在長時期內連續收益，歷史保存下來的檔案今天仍可發揮作用，而今天保存的檔案將來還會發揮作用。